Documentmanagement en digitalisatie

Hoe beheer jij je kwaliteitsdocumenten? Alles digitaal? Volop in een overgang? Of nog zoekende naar de juiste oplossingen? Hieronder vind je enkele tips om je verder op weg te helpen. 

2020 zorgde voor een digitale stroomversnelling. Telewerken en de Coronamaatregelen gaven ons een nieuwe kijk op onze work/life balans en het 'nieuwe normaal' sloop stilletjes binnen in onze professionele omgeving. Er werden heel wat initiatieven opgezet om het werk te digitaliseren, maar is iedereen wel mee? Hoe kijken we naar digitalisatie? Maakt het integraal deel uit van je verbeterprocessen? En hoe gaan we in 2021 om met onze documenten? 

Kwaliteitsprocessen 2.0

Wanneer je begint aan het digitaliseren van je processen is het niet gemakkelijk om iedereen mee te krijgen. Het is daarom ook belangrijk om deze processen aan de basis aan te pakken en het digitaliseren niet als een bijgedachte, maar als een integraal deel te zien van de optimalisering. Betrek indien mogelijk je ICT dienst om samen te zoeken naar de meest relevante en effectieve oplossing en kijk uit dat je je niet blindstaart op aantrekkelijke tools.

Starten met documentmanagement

Betrek hierbij al je collega's, iedereen wisselt documenten uit, iedereen koestert bepaalde verwachtingen, toegankelijkheid is een absolute must. We worden ook steeds mobieler, het technische aspect valt niet te onderschatten. Kijk ook naar de digitale maturiteit van je organisatie en schat deze goed in alvorens beslissingen te nemen.
Documentmanagement vergt een grondige voorbereiding. Een goed systeem ondersteunt de route van het maken, opslaan, beoordelen/autoriseren, opvragen en archiveren van documenten. Deze activiteiten moeten van het begin tot eind automatisch geborgd worden.

6 Belangrijke punten voor je aan de slag gaat met documentmanagement: 

  1. Formeer een projectgroep met afgevaardigden van de juiste afdelingen; betrek hierbij ook de afdeling ICT. Deze wordt vaak vergeten. 
  2. Bepaal op welke manier jouw documenten moeten worden aangeboden (op iedere werkplek en op welke mobile devices).
  3. Ga in overleg met de eindgebruikers na welke metadata van belang zijn om documenten snel te vinden.
  4. Breng de route van het opstellen, beoordelen en autoriseren, opvragen en archiveren van documenten in kaart.
  5. Wijs de juiste auteurs, beheerders en beoordelaars van documenten aan. Duid een projectverantwoordelijke aan en zorg voor voldoende formatie
  6. Schakel tijdig een professional in die jou begeleidt bij de praktische kant, maar zeker ook bij het beantwoorden van organisatorische vraagstukken

Bespreek het met je collega's en met externen

Dit artikel kwam tot stand dankzij de inzichten van de VCK Task Force rond Digitalisatie en Infoland. Meer info rond de 6 punten voor je start met documentmanagement vind je hier terug.

Onze dank gaat uit naar Joris Henrotay (deelnemer aan de VCK Task Force Digitalisatie en QHSE-adviseur bij Infoland) en Marieke Kessels-Habraken (CEO van Infoland). Eveneens willen we de inzet onderstrepen die we telkens weer mogen verwachten van de deelnemers aan onze Task Forces.

VCK x DIGITALISATIE

Ben je lid van het VCK en op zoek naar nieuwe inzichten rond digitalisatie? Dan kan je meedoen aan de VCK Task Force Digitalisatie. 1x per maand komen we 1u samen om verschillende digitale kwaliteitstopics te bespreken. Wij hopen je snel te mogen verwelkomen tijdens één van deze sessies. Ben je benieuwd naar de Task Force verslagen? Die vind je terug op onze ledenzone.

-> Schrijf je hier snel in op deze Task Force 

Op 4 februari kunnen VCK leden de Quality Talk bijwonen rond de Quality 4.0 Professional, gepresenteerd door Dr. Lotto Lai en aangeboden door het VCK en de Hong Kong Society for Quality. Leden mogen gratis deelnemen, niet-leden mogen éénmalig gratis deelnmen aan deze Quality Talks. Ontdek er hier meer over en/of schrijf je in. 

Delen via

Verwante artikelen

Design Thinking en Kwaliteit

Design Thinking wordt door heel wat organisaties gebruikt om te innoveren, om probleemoplossend te denken, nieuwe creatieve ideeën te ontwikkelen en opportuniteiten te creëren. Maar hoe past deze strategie binnen in een kwaliteitsomgeving?  

Wat Quality 4.0 voor jou in petto heeft

Hoe ziet de toekomst van kwaliteit eruit in een wereld die digitaal dooreengeschud wordt? Dat is de centrale vraag tijdens de VCK-sessie op dinsdag 15 oktober.

Hoe pak je beveiligingsrisico's aan?

De ISO 27001 over informatiebeveiliging is een van de snelst groeiende normen in ons land. Niet onlogisch: klanten, patiënten en medewerkers vragen zich af of hun persoonlijke en vertrouwelijke gegevens wel veilig bewaard worden.