EFQM: Een assessment in het kwadraat

The dos' and don'ts van het EFQM assessment volgens A-Kwadraat

Op donderdag 20 mei kon je Jan Boeckx, directeur van A-Kwadraat, aan het woord horen over het EFQM traject dat hen een heuse "EFQM Recognised 4 stars" - erkenning opleverde. In dit artikel kom je in enkele stappen te weten waar je op moet letten. 

De 6 do's en don'ts van het EFQM traject volgens A-Kwadraat 

A-Kwadraat behaalde in maart als eerste in België een EFQm certificaat volgens het vernieuwde model. Tijdens de Quality Talk van 20 mei 2021 kon je zijn verhaal beluisteren over het traject dat hij met zijn organisatie doorkruiste. Hieronder kan je de do's en don'ts nalezen die aan bod kwamen:

1. Maak een bewuste keuze voor EFQM

Een volwaardig assessment van je organisatie is geen lichte keuze, er komt namelijk heel wat bij kijken. Is er een kwaliteitsmanagementsysteem (TQM)? Heb je je stakeholders betrokken in je beslissing? Is je management en/of je bestuur helemaal mee? Werd er gecommuniceerd met de werknemers doorheen je organisatie? En bovenal, past het EFQM verhaal binnen je lange-termijn plannen? Het EFQM-model biedt namelijk een raamwerk op lange termijn en meet jouw organisatie met uitstekende organisaties over heel Europa. Het stelt je in staat vooruitgang te boeken en de prestaties van je organisatie te evalueren en te verbeteren. 

2. Uitwerken van een stappenplan 

A-Kwadraat activeerde de WSE-standaard: het Kwaliteits- en registratiemodel van dienstverleners binnen Werk en Sociale Economie (EFQM stelt je in staat dit op een erkende manier te doen) - voor meer info kan je terecht in het portaal van WSE. Ze introduceerden het EFQM model doorheen de organisatie door de Lead een EFQM Foundation Training te laten volgen. Deze kennis werd gedeeld via het 'train the trainer' - principe en er werden duidelijke afspraken gecommuniceerd rond de assessment binnen de organisatie.

3. Voorbereiding via de Assess Base

Met de Assess Base van EFQM wordt je verzocht om de richting van je organisatie in kaart te brengen. Je gaat dieper in op de bestaansreden en visie, de noden van je stakeholders, het ecosysteem , de strategie en de managementsystemen. Deze stap kan meteen duiden op waar er verbetermogelijkheden zijn en schept een overzichtelijk beeld van je organisatie. Het fungeert als een deep-dive en gaat dieper in op vragen als WAAROM - HOE - WAT.
-> Onderschat de workload niet! Je doorloopt een volledig management rapport, bereidt oefensessies voor en stelt focusgroepen op.

4. Assessment-time!

Na het doorlopen van de Assess Base worden duidelijke instructies en verwachtingen doorgegeven door de assessoren. Reken toch op 2 volle dagen voor de doorlooptijd met reflectie- en closing meeting. Je mag hierna al heel wat initiële feedback verwachten. 

5. Resultaten

Wat maakt een organisatie uitmuntend? In de resultaten wordt er een grote focus gelegd op het betrekken van alle stakeholders, medewerkers en de klant. Duurzaamheid en passie mogen daarbij niet ontbreken. Het is belangrijk om de waarde en de resultaten van je organisatie te communiceren en te vieren! Hou eveneens rekening met het verbeterpotentieel! Het EFQM model is een groeimodel dat kansen en bedreigingen probeert bloot te leggen.. Kijk hierbij zeker ook naar bottom-up verbeter-initiatieven en zorg voor voldoende communicatie. 

6. Vervolgstappen

Laat je ook motiveren door dit assessment. Bespreek uitvoerig de 'executive EFQM summary' met het management en probeer de prioriteiten uit te lijnen en akkoorden te sluiten op vlak van het verbeterpotentieel. Hou hierbij rekening met timing, raci;s en kpi's. 

Wil jij, net als Jan Boeckx, aan de slag met het EFQM model? Ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie en meem een kijkje op www.vck.be/efqm 

Benieuwd naar het volledige verhaal? Als lid van het VCK kan je via de ledenzone kan je de Quality Talk van 20 mei 2021 herbekijken. Een aanrader!

Delen via