Weet je nog, toen ISO 9001:2015 verscheen? Hoera! Geen verplichte procedures meer, geen verplicht handboek meer. Minder bureaucratie, meer aantoonbaarheid in de praktijk.
Maar ISO 9001 blijft een norm, met voorschriften die een garantie moeten bieden voor een geborgde gestructureerde aanpak. Dat impliceert dat bepaalde dingen wél moeten. En dat heeft zo zijn waarde...
Ontsnappingsroutes
Ik heb het geluk om heel regelmatig te mogen gaan spitten in de processen van organisaties.
Of je nu een contextanalyse uitvoert, naar de échte verwachtingen van alle belanghebbenden peilt, goede KPI’s voor processen probeert vast te leggen of - erger nog - een interne audit uitvoert: het is voor de deelnemers tijdrovend, confronterend, onwennig, allemaal zo moeilijk te definiëren… of misschien wel alles samen. Stuk voor stuk mogelijke redenen om naar ontsnappingsroutes te zoeken.
Spontaan doorlichten
En dan denk ik vaak: zou een organisatie deze ‘doorlichtingen’ spontaan organiseren als er niet het managementsysteem was, dat dit ‘oplegt’?
Zouden medewerkers overweg kunnen met het feit dat iemand (soms uit eigen rangen) hun tijd in beslag neemt en daarbij ongegeneerd hun terrein binnendringt?
Zou het management de nodige tijd uittrekken om gestructureerd stil te staan bij hun strategie of om de prestaties van hun processen op te volgen aan de hand van meetbare KPI’s?
Zouden afwijkingen – lees: dingen die niet gebeuren zoals ze afgesproken waren – op systematische manier opgevolgd worden, met aandacht voor borgen van verbeteringen in de bestaande processen?
Alle potjes gedekt
Ik weet zeker dat veel van bovenstaande vragen negatief beantwoord worden. Drukke agenda’s, gevoeligheden, protectionisme, conservatisme, angst of gewoon zelfgenoegzaamheid zouden sterker meespelen om alle potjes gedekt te houden.
Dat is net de kracht van ISO 9001 en andere managementsystemen: ze bieden je de legitimiteit om wat er gebeurt in je bedrijf regelmatig en objectief door te lichten.
Tenzij je me vertelt dat je het normaal vindt dat je de laatste 5 jaar je bedrijfsprocessen niet meer onder de loep genomen hebt.
Henk Deprez is Senior Manager Strategy & Operations bij Moore Belgium. Stel hem je vraag.
Verwante artikelen
Wat zijn de criteria voor ‘criteria’?
In alle managementsysteemnormen komt het woord ‘criteria’ bij herhaling voor. Matthijs Dierick, trainer en lead auditor bij DNV GL, schreef een column waarin hij tips geeft om criteria concreet en helder te maken.
Hoe tevreden ben je over ISO 9001-certificering? Vul de enquête in
Nicolas Callebout voert een tevredenheidsonderzoek over de ISO 9001 in het kader van het behalen van zijn masterdiploma in Business Economics aan UGent.