Voor jou gelezen: de nieuwe ISO 9001:2015

De krachtlijnen van de nieuwe ISO 9001

In september 2015 publiceert ISO een upgrade van de ISO 9001-norm voor kwaliteitsmanagement. De versie die momenteel voorligt, de zogenaamde ‘committee draft’, is nog lang niet definitief, maar een aantal tendenzen is al duidelijk.

Strategische positionering gebaseerd op risicoaanpak

De omgeving waarin bedrijven opereren, is complexer en competitiever geworden. ISO 9001 wil die bedrijfsrealiteit in de nieuwe standaard integeren. Hoe? “Hoofdzakelijk door twee thema’s naar voor te schuiven”, zegt Paul Olivier, Group Certification Manager van Vinçotte, die de voorlopige tekst bestudeerde.

“ISO 9001 vraagt organisaties hun managementsysteem voortaan op te bouwen vanuit de bedrijfscontext  waarin ze actief zijn: wat is mijn plaats in het competitieve bedrijfslandschap, in de maatschappij? Die strategische positionering is tevens gebaseerd op een risicoanalyse en -aanpak.”

In de risicobenadering is het van belang een systematiek aan te tonen. Zo vraagt de nieuwe ISO 9001 te plannen vanuit risico’s én opportuniteiten. “Dat betekent dat je een methodologie nodig hebt om die risico’s en kansen – maar ook de interne en externe veranderingen – te identificeren en aan te pakken.”

‘Interested parties’ uitgebreid

De context- en risicobenadering in de nieuwe ISO 9001 duidt op een verschoven focus. “Als je via kwaliteitsmanagement je bedrijfsrisico’s analyseert en aanpakt, en op die manier je bedrijfscontinuïteit veilig stelt, dan til je ISO 9001 in feite op een strategisch plan. Die intentie is duidelijk aanwezig. De centrale vraag is: op welke wijze is kwaliteit essentieel voor het overleven van mijn bedrijf?”

Wat hiermee samenhangt en tevens een belangrijke basis vormt voor de risicoanalyse, is de uitgebreide notie van ‘interested parties’. In de huidige ISO 9001:2008 richt het kwaliteitssysteem zich duidelijk naar de klant. In de herziene norm zijn alle partijen die een rol spelen in het leveren van kwaliteit aan de klant ‘interested parties’, ook leveranciers, de wetgever, onderaannemers…

Procesbenadering benadrukt

Sinds versie 2000 van de ISO 9001-norm is procesbenadering essentieel. Bedrijven worden aangemoedigd hun processen te analyseren, te beschrijven en voortdurend te verbeteren. Ook de wisselwerking tussen processen krijgt sindsdien veel aandacht, wat aansluit bij de systeembenadering van management.

“De nieuwe versie van ISO 9001 benadrukt deze principes en legt ze tegelijk duidelijker uit, omdat er nog steeds veel discussie en onduidelijkheid over bestaat. Zo zijn de proces- en systeembenadering, vroeger twee verschillende items in ISO 9004, samengesmolten.” ISO 9004 (de niet-certificeerbare standaard die de basisfilosofie van de ISO 9000-reeks toelicht) zal in 2015 dan ook zeven in plaats van de huidige acht kwaliteitsmanagementprincipes tellen.

Bij het analyseren, beschrijven en verbeteren van processen ligt het accent vanzelfsprekend ook op risico’s. En op ‘performance’: meten is goed, maar het doel is de prestaties te verbeteren en resultaten neer te zetten. Vandaar ook de aandacht voor prestatie-indicatoren in het hoofdstuk over meten.

Van acht naar tien hoofdstukken

Inzake de vorm valt de nieuwe, zogenaamde ‘high level structuur’ op: de huidige acht hoofdstukken van ISO 9001:2008 zijn herschikt tot tien hoofdstukken. Ook de nieuwe ISO 14001 voor milieumanagement – die in het voorjaar van 2015 verschijnt – en de toekomstige OHSAS 18001 voor veiligheidsmanagement zijn volgens de nieuwe, gemeenschappelijke structuur opgesteld.

“Bedrijven hoeven de nieuwe indeling niet over te nemen”, zegt Paul Olivier. “Toch kan de structuurwijziging voor gecertificeerde bedrijven een goede gelegenheid zijn om hun gedocumenteerde systeem opnieuw onder de loep te nemen, bijvoorbeeld in het licht van de integratie van verschillende beheersystemen.”

Verbeteren in plaats van continu verbeteren

De nieuwe norm is op een aantal punten vereenvoudigd. Zo maakt het begrip ‘continu verbeteren’ plaats voor ‘verbeteren’ tout court, wat niet betekent dat de PDCA-benadering (plan, do, check, act) wegvalt. Preventieve acties – en daarmee ook de vele discussies hierover – vervallen vanuit het idee dat het managementsysteem zelf de beste manier is om preventief risico’s te beheersen.

De behandeling van uitbestede activiteiten – outsourcing – is in de nieuwe standaard beter gedefinieerd en vanuit risicohoek benaderd. Zodra de activiteit een invloed heeft op de kwaliteit van je product of dienst – ook als het ‘ontwerp en ontwikkeling’ betreft – moet je een ‘span of control’ vastleggen en bepalen welke controleacties je zult ondernemen.

Onder de kleinere wijzigingen vallen nog op: de vraag om bij de middelen ‘kennis’ beter in kaart te brengen en te ontwikkelen, en de geringere aandacht voor kalibratie. Enkel bij kritische componenten en wanneer de risicoanalyse de nood aan het licht brengt, is kalibratie nodig.

Geen ‘management representative’ meer?

Hoewel een aantal trends al duidelijk zijn, is de huidige tekst nog voor verandering vatbaar. Specialisten wereldwijd krijgen de kans om hun opmerkingen te formuleren. “Ik verwacht dat op een aantal wijzigingen reactie zal komen”, besluit Paul Olivier.

Zo maakt de herziene versie geen melding meer van de ‘management representative’: de kwaliteitsmanager of -coördinator die een centrale plaats bekleedt in het kwaliteitsbeheersysteem. “De idee achter deze ingreep is dat kwaliteit een zaak is van iedereen en van alle niveaus in de organisatie. Een goede zorg, maar de vraag is of je met het afschaffen van de rol van systeemspecialist dat doel wel dient.”

Een ander punt dat kritiek kan oogsten, is de introductie van het begrip ‘gedocumenteerde informatie’ in plaats van de huidige ‘gedocumenteerde procedures en registraties’. “Documenteren in ISO 9001 betekent inderdaad dat je niet noodzakelijk een bewijs op papier hoeft te leveren, maar deze omschrijving is misschien wel te open en te generiek.”

Meer info over de ISO 9000-normenfamilie vind je hier

Delen via

Verwante artikelen

Virtuele trainingen met BSI

BSI biedt online trainingen aan via een live virtueel platform. Lees hier het interview over de online training van BSI met André van Hecke. Zo krijg je een duidelijk beeld van hoe zo’n virtuele training er uit ziet.

Mensgericht ondernemen: is je bedrijf er klaar voor?

Ondernemen met respect voor mens en milieu: hoe pak je het aan? ISO 27501 en ISO 26000 bieden een nuttig referentiekader. Het NBN helpt je op weg.
Ingunn Midttun Godal

Certificatie efficiëntste tool om voedselveiligheid te verbeteren

Uit onderzoek blijkt dat 79% van de leiders in de levensmiddelenindustrie certificatie als topprioriteit beschouwt om aan de regelgeving te voldoen maar wel toepassingen voor nieuwe technologieën onderzoekt.